Política y procedimiento de ED& F Man sobre las Redes sociales (Versión Completa)

Contexto
Entendemos que Internet ofrece oportunidades únicas para participar de discusiones interactivas y compartir información usando un sinfín de redes sociales, como lo son el Facebook, Twitter, blogs y las wikis. No obstante, el uso que usted hace de sus redes sociales presenta riesgos a nuestra información confidencial, de nuestra propiedad y a nuestra reputación lo que puede amenazar el cumplimiento con las exigencias legales.
Para mitigar tales riesgos, para evitar la pérdida de productividad y garantizar que los recursos se usan solo para los fines del negocio y de manera apropiada, usted debe seguir esta política.
Esta política aborda el uso de todas las formas de redes sociales, incluyendo Facebook, LinkedIn, Twitter, Wikipedia, todos los otros sitios de redes sociales y otras publicaciones en Internet, incluyendo blogs. Se aplica al uso de las redes sociales tanto para propósitos comerciales como personales, ya sea en el horario comercial o fuera de él. La política se
aplica sin importar si las redes sociales se visitan usando nuestro equipo o instalaciones de TI o si éstos son de su propiedad.

Cumplimiento con las políticas y los acuerdos relacionados

Las redes sociales nunca deben ser usadas de manera que abra una brecha en alguna de nuestras políticas. Si una publicación en Internet abre una brecha en alguna de nuestras políticas en otro foro, también va a generar esa brecha en un foro online. Por ejemplo, está prohibido que usted use las redes sociales para:
a) No cumplir nuestra política de tecnología y telecomunicaciones;
b) No cumplir nuestras obligaciones con respecto a las reglas de las
autoridades regulatorias relevantes
c) No cumplir las obligaciones que puede haber en lo correspondiente a la
confidencialidad;
d) No cumplir nuestras Reglas Disciplinarias;
e) Difamar o calumniar a la empresa y a sus empleados, socios, clientes, socios de negocios, proveedores y otros accionistas;
f) Acosar o incomodar otros miembros del personal de cualquier forma o no cumplir nuestra política de acoso y asedio;
g) Discriminar ilegalmente a otros empleados o a terceros o violar nuestra política de Equidad y Diversidad;
h) No cumplir la política de Protección de Datos (por ejemplo, nunca divulgue información de un compañero en Internet);
i) No cumplir con las otras normas éticas o leyes (por ejemplo, nunca use las redes sociales de forma perniciosa o falsa, como al decir que usted es alguien que no es o hacer falsas afirmaciones).

Usted no debe brindar referencias en los sitios de contactos sociales o profesionales. Tales referencias, sean positivas o negativas, se le pueden atribuir a la empresa y crear una responsabilidad legal tanto para el autor de la referencia como para la empresa.

Uso personal de las redes sociales
Entendemos que usted quiera de vez en cuando usar las redes sociales para actividades personales. Autorizamos ese uso ocasional siempre y cuando no involucre contenidos poco profesionales o inapropiados y que no interfiera con sus responsabilidades ni con su productividad. Al usar las redes sociales en el trabajo, enviar correos en cadena o cualquier otro tipo de correo basura (spam) no es permitido. Está prohibido publicar o publicitar pedidos comerciales, personales, religiosos o políticos, o promover organizaciones externas no relacionadas a nuestras actividades.

Monitoreo
Los contenidos de nuestros recursos de TI y nuestros sistemas de comunicación son de nuestra propiedad. Por ende, no debe alimentar expectativas sobre la privacidad de ninguno de sus mensajes, publicaciones en redes sociales o conversaciones ni ningún otro tipo de información o comunicación que se transmite, se recibe o se imprime, se almacena o se registra en nuestros sistemas de información electrónica o de comunicaciones.

Nos reservamos el derecho a monitorear, interceptar y auditar, sin previo aviso, sus actividades que incluyen, sin limitarse necesariamente a éstas, las publicaciones y actividades en sus redes sociales. Usted acepta los términos de ese monitoreo por el hecho de usar nuestros recursos o sistemas. Esto puede incluir el monitoreo, intercepción, acceso, registro, divulgación, inspección, revisión, recuperación e impresión de transacciones, mensajes, comunicaciones, publicaciones, inicio de sesiones, registros y otros usos de los sistemas.
Podemos almacenar copias de esos datos o de esas comunicaciones por cierto periodo después de que se crean y borrar las copias de vez en cuando sin previo aviso.
No use nuestros recursos de TI ni nuestros sistemas de comunicaciones para ningún
asunto que usted quiera dejar en privado o que no quiera que la empresa conozca.

Uso comercial de las redes sociales
Si su labor hace necesario que usted hable en nombre de la empresa en las redes sociales, debe tener la aprobación previa de su gerente para realizar esa comunicación, que puede considerar importante que usted pase por un entrenamiento antes de hacerlo y puede establecer algunos requisitos y restricciones con respecto a sus actividades.
De la misma manera, si alguien entra en contacto con usted buscando algún comentario sobre una publicación de la empresa en algún lugar, incluyendo cualquiera de las redes sociales, envíe tal solicitud al Gerente y no responda sin que haya recibido autorización para hacerlo.

Reclutamiento
Podemos usar la Internet para hacer la diligencia debida sobre algún candidato para fines de reclutamiento. Cuando lo hacemos, actuamos de acuerdo a nuestras obligaciones de protección de datos y de igualdad de oportunidades.

Uso responsable de las redes sociales
La sección siguiente de esta política ofrece directrices y recomendaciones para usar las redes sociales de manera responsable y segura.

Protegiendo nuestra reputación comercial:
a) Usted debe dejar claro en sus publicaciones en las redes sociales que uste está hablando por usted. Escriba siempre en primera persona y use una cuenta personal de correo al comunicarse a través de las redes sociales.
b) Usted es personalmente responsable por lo que usted dice en las redes sociales.
Recuerde que lo que usted publica puede estar disponible para que lo lea mucha
gente (incluyendo la propia empresa, futuros empleadores y conocidos) durante un buen tiempo. Tenga esto en cuenta antes de publicar.
c) Si usted dice que es un empleado, también debe decir que sus opiniones no
representan las opiniones de la empresa. Por ejemplo, usted puede afirmar que «las opiniones en esta publicación no representan las opiniones de mi empleador». también debe garantizar que su perfil y el contenido que usted publica son consistentes con la imagen profesional que usted le pasa a sus compañeros y a sus clientes.
d) Evite publicar comentarios sobre tópicos relacionados a las actividades comerciales confidenciales. A pesar de que usted deje claro que el punto de vista es suyo y no de la empresa, sus comentarios aún pueden afectar nuestra reputación.
e) Si no está seguro o si le preocupa qué tan apropiada resulta una publicación, absténgase de hacerla hasta que converse sobre ella con su gerente.
f) Si usted identifica algún comentario que difama o que expone a la empresa, debe informárselo a su gerente. Todos somos responsables por proteger la reputación de nuestro negocio.
Respetar la propiedad intelectual y la información confidencial:
g) Usted no debe hacer nada que amenace nuestros valiosos secretos de mercado ni otra información confidencial y propiedad intelectual mediante el uso de redes sociales.
h) Además, debe evitar apropiarse de manera indebida o violar la propiedad intelectual de otras empresas y de otras personas, lo que puede generar un cargo para la empresa y para el autor individual.
i) No use nuestros logos, marcas registradas, slogans ni otras marcas comerciales, ni publique nada de nuestra información propia sin el permiso previo por escrito.
j) Los detalles de contacto de los contactos comerciales establecidos durante el periodo en que trabaja para la empresa se consideran información confidencial y como tal se le pide que borre esos detalles de sus cuentas de redes sociales personales, como las cuentas de Facebook y de LinkedIn, al terminar el contrato de empleo siguiendo las instrucciones de su gerente o del departamento de RH. Respetar a los compañeros, clientes, socios y proveedores:
k) No publique nada que se considere ofensivo por parte de sus compañeros o nuestros clientes, aliados de negocios, proveedores y otras partes involucradas, incluyendo comentarios discriminatorios, insultos u obscenidades.
l) No publique nada que se relacione a un compañero o un cliente, aliados de negocios, proveedores y otras partes involucradas sin su autorización previa.

Violación de la política
la violación de esta política puede conllevar a acciones disciplinarias incluyendo el despido. Las acciones disciplinarias se pueden generar sin importar si la violación ocurrió durante las horas laborales y sin importar si la violación se produjo o no desde el equipo y las instalaciones de la empresa. Si se sospecha que usted ha cometido una violación de esta política tendrá que cooperar en nuestra investigación, lo que involucra la entrega de detalles de acceso y de contraseñas relevantes.
Se le puede solicitar que retire las publicaciones de Internet que consideramos que violan la política. El no cumplir con tal solicitud puede conllevar a acciones disciplinarias. Si se le ha asignado un teléfono móvil de la empresa o algún otro equipo, cualquier
violación a la política puede provocar que se le retire tal equipo de sus manos. Todos los gerentes tienen responsabilidades específicas para actuar bajo los límites de esta política, garantizando que todo el personal entiende las normas de comportamiento que se esperan de ellos y que se toman medidas cuando tal comportamiento está por debajo de lo requerido.

Notificación
Si usted conoce alguna brecha a esta política, su responsabilidad es decírselo inmediatamente a su gerente, al equipo de Sistemas de Información del Grupo (GIS, por sus siglas en inglés) o al departamento de RH del Grupo.